1. Щодо системи обліку публічної інформації:
1.1. Реєстрації в системі обліку відповідно до статті 18 Закону підлягають всі документи розпорядника незалежно від їхнього змісту, форми фіксації (паперова, електронна), місця створення (створені самим розпорядником чи отримані від інших осіб), режиму доступу тощо. Відповідно, реєстрація та оприлюднення лише правових актів розпорядника не може вважатися повним виконанням норми Закону.
1.2. Для виконання статті 18 Закону не є обов’язковим створення нового спеціального реєстру (бази даних, обліку), в якому централізовано ведеться облік усіх документів розпорядника. Існування такого реєстру є бажаним, але його запровадження залежить від матеріальних, технічних, фінансових та інших умов. Закон не вимагає обов’язкового створення електронного реєстру, система обліку може вестися в паперовій формі (хоча електронна форма є бажаною).
1.3. Система обліку може складатися із сукупності окремих обліків (реєстрів інформації), у тому числі таких, що вже ведуться розпорядником (журнали реєстрації вхідної/вихідної кореспонденції, реєстри запитів/звернень тощо). При цьому необхідно забезпечити приведення цих обліків у відповідність до вимог ч. 1 ст. 18 Закону (вимоги щодо змісту); для цього слід внести зміни до актів, що регулюють ведення відповідних реєстрів (правила діловодства тощо).
1.4. У разі наявності офіційного веб-сайту розпорядника система обліку підлягає обов’язковому оприлюдненню на ньому у вигляді єдиного реєстру або кількох реєстрів, що відповідають вимогам Закону. Система обліку може оприлюднюватися на веб-сайті у вигляді текстових файлів у форматах doc, rtf, xls, pdf, Google Docs тощо із зазначенням дати оприлюднення та дати оновлення.
1.5. У разі відсутності офіційного веб-сайту розпорядника система обліку (централізована або у вигляді кількох реєстрів) надається для ознайомлення охочим у паперовій формі, шляхом доступу в приміщенні розпорядника до комп’ютера, де зберігається відповідна система, шляхом надання у паперовій чи електронній формі у відповідь на запит.
1.6. Звернути увагу на необхідність внесення змін до Кодексу України про адміністративні правопорушення з тим, щоб встановити відповідальність за нездійснення реєстрації документів згідно зі статтею 24 Закону.
2.1. Звернути увагу на необхідність обов’язкового застосування ч. 2 ст. 6 Закону (“трискладовий тест”) при віднесенні інформації до службової. Автоматичне віднесення інформації до службової, якщо відповідна категорія відомостей згадана в переліку службової інформації, без застосування тесту є порушенням Закону.
2.2. Створення переліку відомостей, що можуть становити службову інформацію, не є обов’язковим відповідно до Закону.
2.3. Перелік відомостей, що можуть становити службову інформацію, може складатися лише щодо інформації, згаданої в п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону (“зібрана в процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни, яку не віднесено до державної таємниці”). Натомість, не може бути складений вичерпний перелік інформації, про яку йдеться у п. 1 ч. 1 цієї статті (“інформація, що міститься в документах суб’єктів владних повноважень, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з розробкою напряму діяльності установи або здійсненням контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень”). Це пов’язано із неможливістю визначити коло усіх питань, які можуть бути підняті у службовій кореспонденції.
2.4. Включення до переліку відомостей, що можуть становити службову інформацію, інших категорій інформації з обмеженим доступом (зокрема, конфіденційної інформації) суперечить Закону.
2.5. За п. 1 ч. 1 ст. 9 Закону документи можуть мати гриф “ДСК” лише до моменту публічного обговорення та/або прийняття рішення з відповідного питання.
2.6. Кабінету Міністрів України рекомендується переглянути Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, та врахувати рекомендації, вказані вище в пунктах 2.1.-2.5.
Додаткові роз’яснення до розглянутих вище положень Закону можна знайти у Науково-практичному коментарі до Закону на сторінках 248-251 (система обліку публічної інформації) та 162-174 (службова інформація).
Ці рекомендації були підготовані під час зустрічі експертів 29 березня 2012 року. У дискусії взяли участь Дмитро Котляр (незалежний експерт), Роман Головенко (Інститут Масової Інформації), Олексій Хмара (Творче об’єднання ТОРО), Оксана Ващук (Інформаційно-правовий центр «Наше Право»), Марія Козубська (Інтерньюз Нетворк), Антоніна Черевко (Міжнародні підтримка медіа), Тарас Шевченко, Ігор Розкладай, Ольга Сушко, Анна Балацька, Лілія Дроздик (Інститут Медіа Права).
Зустріч експертів для розробки цих рекомендацій була проведена завдяки підтримці американського народу, що була надана через Агентство США з міжнародного розвитку (USAID) та Інтерньюз Нетворк. Зміст рекомендацій не обов’язково відображає точку зору американського уряду, USAID та Інтерньюз.