Матеріал опубліковано у виданні “Детектор медіа”

Після початку повномасштабної війни на допомогу багатьом організаціям громадянського суспільства та неприбутковим бюджетним установам прийшли волонтери. За щоденною роботою з допомоги військовим та цивільним мало хто звертає увагу на громадянство волонтерів, яких залучає. Втім, якщо організація планує офіційно залучати волонтерів-іноземців, їй треба зважати на деякі правові вимоги.

1. Подбайте про наявність інформації про організацію на сайті Національної соціальної сервісної служби

Відповідно до абзацу 7 частини 3 статті 3 Закону України “Про волонтерську діяльність” (далі – Закон), центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері волонтерської діяльності (Національна соціальна сервісна служба; далі – Нацсоцслужба), оприлюднює на своєму веб-сайті наявну інформацію про організації та установи, що залучають до своєї роботи волонтерів. Зокрема, інформацію про організації та установи, що залучають іноземців та осіб без громадянства для провадження волонтерської діяльності на території України.

На практиці це означає, що організація не зможе залучити волонтера-іноземця, якщо інформації про неї немає на сайті Нацсоцслужби.  На щастя, процедура внесення такої інформації нескладна.

Перш за все, підготуйте пакет документів, а саме: 

• Копія документа, що підтверджує державну реєстрацію (свідоцтво про державну реєстрацію (виписка, витяг з реєстру); 
• Копія довідки з територіального органу Державної податкової служби про надання організації статусу неприбутковості (витяг з реєстру неприбуткових організацій); 
• Копія статуту організації;
• Заява про оприлюднення інформації про організацію.

У заяві слід вказати: місцезнаходження, поштову адресу, номери засобів зв’язку, а також, за наявності, адресу офіційного веб-сайту та електронної пошти організації (частина 1 статті 4 Закону), а також назву та код ЄДРПОУ організації і ПІБ її керівника.

Аби написати заяву про оприлюднення інформації про організацію, скористайтеся шаблоном за посиланням.

Заповнюючи шаблон, орієнтуйтеся на вимоги ДСТУ 4163:2020 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації”. Серед моментів, на які важливо звернути увагу – наявність в реквізитах документу повного найменування, довідкових (контактних) даних та коду юридичної особи.

Копії документів подаються як додатки до заяви, в якій вказується сумарна кількість аркушів додатків.

Заповнену заяву з додатками слід подати до Нацсоцслужби в один із способів:

• принести або надіслати в паперовому вигляді до Нацсоцслужби (м. Київ, вул. Еспланадна, 8/10);
• подати через урядовий контактний центр https://www.ukc.gov.ua/ (це формат, за якого ви можете відстежити просування вашого звернення, і документи точно не загубляться);
• надіславши за електронними поштами osn@nssu.gov.ua та info@nssu.gov.ua, вказаними на сторінці https://nssu.gov.ua/volonterstvo/informatsiia-dlia-ustanov-ta-orhanizatsii. В такому разі у тексті листа продублюйте прохальну частину вашої заяви та назву вашої організації. Однак, є ризик що ваш пакет документів може потрапити в спам.

Згідно з абзацом 7 частини 3 статті 3 Закону Нацсоцслужба протягом трьох робочих днів з дня отримання відповідного пакету документів оприлюднює інформацію на своєму сайті. Дані публікуються у форматі таблиці, де нові організації розміщуються наприкінці аркуша. 

Після того, як інформація про вашу організацію буде опублікована, ви можете залучати іноземців та осіб без громадянства до своєї діяльності як волонтерів. 

2. Проінформуйте Нацсоцслужбу про початок співпраці з кожним волонтером-іноземцем

Відповідно до частини 6 статті 5 Закону, організації, у випадку залучення іноземця як волонтера, ви повинні протягом п’яти робочих днів письмово проінформувати про це Нацсоцслужбу. 

Інформувати про таке залучення слід тим же способом, що й подавати інформацію про організацію, про що було описано вище. 

Для подання інформації можна скористатися бланком за посиланням.

Важливо, що законодавство не конкретизує поняття моменту, в який залучено волонтера. Тож якщо ви залучаєте волонтера без укладання договору про провадження волонтерської діяльності, моментом залучення можна вважати день, коли він безпосередньо почав волонтерську діяльність у вашій організації.

Втім, письмовий договір про провадження волонтерської діяльності має свої переваги як для організації, так і для волонтера (детальне про це читайте у нашому матеріалі). Отож, якщо ви уклали договір, і в ньому не визначений момент залучення волонтера, слід вважати що воно відбулося в день підписання договору. 

При цьому сплив 5-денного строку для повідомлення Нацсоцслужби розпочинається з дня, наступного за днем залученням такого волонтера-іноземця.

3. Подбайте про візу для іноземного волонтера та, за потреби, посвідку на тимчасове проживання

Для того, щоб отримати візу для здійснення волонтерської діяльності, треба визначитися з тривалістю прогнозованого перебування волонтера в Україні.

Якщо перебування іноземця чи особи без громадянства не перевищує 90 днів протягом 180 днів на рік, то така особа може перебувати в Україні на умовах безвізового в’їзду.

Однак, якщо необхідно перебувати на території України довше, волонтерові необхідно подбати про оформлення візи D10 для провадження культурної, освітньої, наукової, спортивної та волонтерської діяльності. 

Важливо, що для того, щоб ваш волонтер міг отримати відповідну візу, інформація про вашу організацію вже має бути оприлюднена на сайті Нацсосцлужби. Крім того, волонтер повинен володіти дійсним закордонним паспортом та бути застрахованим на щонайменше тримісячний строк (страхування життя та здоров’я).

Візу видають консульські установи України за місцем перебування іноземця. Для отримання візи необхідно подати пакет з оригіналами документів:

• подання організації, котра залучає волонтера;
• гарантійний лист про взяття зобов’язання щодо сплати витрат іноземця на перебування на території України і виїзд з території України;
• виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, яка завірена підписом керівника організації і її печаткою.

Важливо, що громадяни РФ не можуть отримати ані візу, ані будь-які інші послуги Державної міграційної служби України.

В разі необхідності волонтер може оформити посвідку на тимчасове проживання в Україні. 

За загальним правилом, для цього необхідно мати попередньо відкриту візу D10. Громадяни Республіки Білорусь можуть подаватись на таку посвідку одразу при в’їзді на територію України. 

Подати документи необхідно не пізніше, ніж за 15 днів до закінчення терміну перебування в Україні (тобто подати документи слід заздалегідь, бо вже за 15 і менше днів до закінчення візи зробити це буде неможливо). Для цього іноземному волонтеру необхідно прийти особисто до відділення територіального підрозділу ДМС, яке займається оформленням документів іноземцям та особам без громадянства. Дізнатися про такий відділ можна на сайті ДМС, або зателефонувавши до територіального підрозділу ДМС у вашому регіоні.

Важливо, що на момент подачі документів волонтер-іноземець або особа без громадянства повинен бути застрахованим на строк більше одного року (страхування життя та здоров’я).

Пакет документів, який слід подавати волонтерові від себе та організації (всі документи завірені печаткою та підписом керівника організації):

• подання приймаючої організації;
• гарантійний лист про взяття зобов’язання щодо сплати витрат іноземця на перебування на території України і виїзд з території України;
• виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;
• роздрукована таблиця з інформацією про вашу організацію із сайту Нацсоцслужби.

Також слід пам’ятати, що волонтер-іноземець повинен мати зареєстроване місце проживання в Україні (це необхідно, зокрема, для повідомлення Нацсоцслужби; відповідно до п. 59-1 Порядку оформлення, видачі, обміну, скасування, пересилання, вилучення, повернення державі, визнання недійсною та знищення посвідки на постійне проживання, затвердженого постановою КМУ від 25.04.2018 №321).

4. Після закінчення співпраці з волонтером-іноземцем проінформуйте про це Державну міграційну службу України

Згідно з частиною сьомою статті 5 Закону, організації протягом п’яти робочих днів повідомляють ДМС про припинення іноземцем чи особою без громадянства провадження волонтерської діяльності.

Таке повідомлення можна подавати у довільній формі територіальному підрозділу ДМС у вашій області.

Для зручності, можете скористатися шаблоном, який ми підготували. 

Важливо! Вказуйте адресатом саме ВАШ територіальний підрозділ ДМС та його адресу. Дізнатися їх можна на офіційному сайті ДМС.

Сформоване повідомлення слід передати до відповідного підрозділу ДМС в зручний для вас спосіб: або занести особисто чи надіслати поштою (попередньо дізнайтесь умови прийому та адресу відділу, котрий повинен прийняти у вас це повідомлення), або ж надіслати на електронну пошту територіального підрозділу, що розміщена на сайті ДМС (уточніть протягом кількох днів, чи отримав підрозділ ваше повідомлення за телефоном, вказаним на сайті).

Якщо між вашою організацією та волонтером укладений договір про провадження волонтерської діяльності із зазначенням останнього дня співпраці, строк у п’ять робочих днів для надсилання повідомлення про припинення слід рахувати з дня, наступного за днем припинення співпраці відповідно до договору. 

Якщо ж у договорі не зазначено момент припинення співпраці, або договір не укладено, строк слід відраховувати за днем, наступним за фактичним моментом припинення провадження волонтерської діяльності таким волонтером.

Матеріал створено ЦЕДЕМ у межах проєкту “Ініціатива секторальної підтримки громадянського суспільства України”, що реалізується ІСАР Єднання у консорціумі з Українським незалежним центром політичних досліджень та Центром демократії та верховенства права (ЦЕДЕМ) завдяки щирій підтримці американського народу, наданій через Агентство США з міжнародного розвитку USAID Ukraine – USAID Україна.